資生堂美容室株式会社インタビュー

Phorbsをお使いいただいている、資生堂美容室株式会社(ヘアセット・着付業務)東日本営業部長の深田由美子様に、Phorbsについてインタビューさせていただきました。紙ベースでの管理の時と比べて業務が効率化されたエピソードを数多く聞かせていただきました。

聞き手: Plan Do See System 宮本(インタビュアー)

宮本:
半年くらい前よりPhorbsをご利用されていますが、いかがでしょうか。

深田様:
使ってみて、一番良い点はファックス受信やリファックス送信がなくなったことでしょうか。ファックスを使っていたときは、受信した書類をすべてプリントアウトして管理していました。そのため最新の書類がどれかわからなくなることがありましたが、Phorbsではすべてが、パソコンの画面上で完結しますので管理が楽になりました。なにより注文や変更の履歴がラインのように時系列で残るので、業務時間が短くなりました。メールで受注をいただいていたときは、最新の情報を探すのに結構時間が掛かっていましたので。

宮本:
半年くらい前よりPhorbsをご利用されていますが、いかがでしょうか。

深田様:
使ってみて、一番良い点はファックス受信やリファックス送信がなくなったことでしょうか。ファックスを使っていたときは、受信した書類をすべてプリントアウトして管理していました。そのため最新の書類がどれかわからなくなることがありましたが、Phorbsではすべてが、パソコンの画面上で完結しますので管理が楽になりました。なにより注文や変更の履歴がラインのように時系列で残るので、業務時間が短くなりました。メールで受注をいただいていたときは、最新の情報を探すのに結構時間が掛かっていましたので。

ありがとうございます。パートナー各社様より回答いただいたアンケートでも受発注機能により、ファックスを使わなくなったことを高く評価いただいております。

また、列席者のお着付けの問い合わせの電話を直接いただいた場合でも、今までは顧客カルテが置いてある場所まで行ってお着付けの予定の有無を探さなくてはならなかったのが、Phorbsでは、列席者のリストが画面上で確認できるので楽になりました。

パソコンの画面上で顧客情報を瞬時に確認できることで、紙で管理していた時と比べて、手間が省けた良いエピソードですね。パソコンの画面上で情報を一元管理できるPhorbsならではのメリットを実感していただけたかと思います。
受注機能以外で効率化になったことはありますか?

新郎新婦様が当日お召しになるドレスやタキシードの写真をが見られるのはとても良いですね。メイクの打ち合わせの前に、パソコンの画面上で見ることができるので限られた時間内でお客様への提案の幅が広がりました。

はい、業務の効率化という側面に加え、新郎新婦様の情報の共有はパートナーの皆様から大変好評を得ています。

また、別の業務ですが、売上金額の照合業務に時間がからなくなりました。いままでは、営業部が把握している売上金額と経理上の金額を照合して、差異がある場合は、原因を見つけるのに紙の伝票を日ごとに見なければなりませんでした。今はPhorbsの集計金額が経理の金額とズレることがほとんどなくなりましたので電卓を叩く必要がなくなりましたね(笑)

管理部門の方にとっても、Phorbsを使用することで業務効率化につながったのですね。逆に、もっとこうだったら良いと思う点はありますか?

Phorbs上でプランナー様へメッセージを送信する機能があるのですが、披露宴の直前の2、3日前は送信したメッセージを見てくれたかどうかを直接電話で確認することがあります。この確認をしなくてもよくなると良いですね。

会場側とパートナー様の間で、お互いのメッセージが読まれたかどうかがわかる、既読マークを機能としてつける予定ですので、この機能ができると、確認のためだけに電話をする回数が減るかと思います。今後も、ご利用者の皆様からの声を聞きながら、機能を充実させて行く予定です。

会場側へ確認の電話をしなくてよくなりますね。機能が追加されるのをお待ちしています。今でも随分、日常業務のミスもなくなり楽になりましたが、今後益々、弊社の業務が効率化がされることを楽しみにしています。

本日は貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。今後も益々パートナー様の業務が効率化されるように改修をしていきますので、どうぞよろしくお願いいたします。