株式会社大和様 インタビュー

Phorbsをお使いいただいている、株式会社大和(ギフトカタログ)の小牟田様、藤本様、白鳥様にPhorbsについてインタビューさせていただきました。 Phorbsを使用することで管理の手間の省略、ミスの減少につながっています。

聞き手: Plan Do See System 宮本(インタビュアー)

Phorbsを使って行う業務の中でよかったところはありますか?

藤本様

今までは、メール添付にて発注書をいただき印刷し、下代を計算して記入し、それをリファックスしていました。
Phorbsではシステム上で受領処理ができますので、リファックスの手間が省けます。また商品情報をPhorbsに登録して管理しているので、上代・下代などの金額も自動計算されます。今まで行っていた下代の計算の必要がなくなりましたね。

小牟田様

下代の計算は、EXCELシートで計算できるようにしていたが、毎回金額を計算する必要がありましたし、連絡は発注書に手書きしてファックスなので結構な時間がかかっていましたよね。Phorbsを使用するようになり、作業効率が半分くらいになりました。

藤本様

計算して記入すると間違う可能性もあります。Phorbsを使用することにより正確性も上がったと感じています。

他のパートナー様からも、紙での管理からシステム上での管理になったことで、手間・ミスが減ったというお声をいただいております。
他にもよかったところがあれば教えていただけますでしょうか?

藤本様

Phorbs上では会場のプランナーとメッセージをやりとりできます。添付ファイルの機能もあり、セレクトカタログ等の選択したものや熨斗に関しても、添付ファイルでやりとりできるのが良いです。また、それを履歴として確認することもでき、いつどういう連絡があったかを瞬時に確認できます。
今までのファックスではやり取りの間で文字が潰れてしまったり、記入時に吹き出しばかりで分かりにくくなっていました。

小牟田様

会場様別にファイルがあって、施行日付順に並べて、ファイルを袋に入れています。だいたい3ヶ月分のファックスが溜まっています。Phorbsを使用してない会場様は、ファックスがまっくろになって、1袋の中身がたいへん分厚くなっています。

履歴の確認もPhorbsではすぐにできますし、また、従来の紙よりも管理の手間も削減できたということで好評を得ています。

藤本様

また、会場様のプランナーとのやりとりも、ファックスだと硬い感じになってしまいますが、Phorbsのメッセージのやりとりですと、プランナーの温かみを感じます。

たしかに、LINEのような感じで語調やわらかくやりとりできるというお声もいただいています。
受発注業務以外で何かお気づきの点はあるでしょうか?

小牟田様

受注一覧という会場様からの発注を一覧で確認できる機能があり、施行状況や売れ筋が見えるのがありがたいです。ここを確認し、今週は多いから注意とか、この商品の在庫が足りなそう、といった状況が把握でき、商品在庫の調整に役立っています。

白鳥様

私としては、自社のシステムとPhorbsとのデータ連携により、さらに大きな受発注ボリュームをさばけるようにしたいと考えています。このままだと受発注数の増加に伴い、増員が必要になってきますが、データ連携をすることで業務効率を向上させ、人件費削減ができるはずです。人の手を介さないことで、現状より正確性も向上すると思います。

データ連携についてはこちらも開発を考えています。データを二重で打つ手間を削減でき、また入力ミス防止にもつながれば幸いです。

白鳥様

もう1点、Phorbsのお客様情報漏洩を防ぐために、Phorbsへのアクセスに、ユーザID・パスワードだけでなく、証明書などを必要とする機能があると良いなと考えています。

私もセキュリティ対策は重要だと思っております。お客様情報の漏洩はあってはならないことです。※1
ユーザビリティのみでなくセキュリティも考慮して、今後も益々機能を充実させていきますので、よろしくお願いいたします。本日はお忙しい中インタビューの機会をいただきありがとうございました。

※1インタビュー後、お客様情報保護のために、Phorbsへのログイン時に、ユーザID・パスワードの入力に加えて、スマートフォンアプリに届くコードの入力も必要とする「二段階認証」という機能が追加されました。

お客様と向き合う時間を作る。そのために